Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza zmianę w codziennym obiegu dokumentów firmowych. Przedsiębiorcy muszą ustalić, kiedy obejmuje ich obowiązek wystawiania faktur w KSeF, jak odbierać dokumenty od kontrahentów i które materiały nadal należy przekazywać księgowości poza systemem. W przypadku mniejszych firm szczególne znaczenie ma limit 10 000 zł miesięcznie, pozwalający na czasowe wystawianie określonych faktur poza KSeF.
Nie wszystkie przedsiębiorstwa rozpoczęły wystawianie faktur w tym samym terminie. Harmonogram uwzględnia wartość sprzedaży osiągniętej w 2024 r., a dodatkowe ułatwienie dla najmniejszych podmiotów obowiązuje tylko przejściowo. Dlatego przed ustaleniem sposobu fakturowania warto sprawdzić, do której grupy należy firma.
Rok 2026 podzielony na etapy
Wdrożenie obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF rozpoczęło się 1 lutego 2026 r. od podatników, których sprzedaż wraz z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. systemem objęto pozostałych podatników, z wyjątkiem podmiotów korzystających z przejściowego limitu miesięcznego.
Dla firm stosujących to ułatwienie ważna jest również data 1 stycznia 2027 r. Wtedy obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie także przedsiębiorców, którzy do końca 2026 r. mogą korzystać z możliwości wystawiania określonych faktur poza systemem.
Co to oznacza dla małej firmy już teraz? Nie wystarczy sprawdzić samego terminu wdrożenia. Trzeba również ustalić, czy firma spełnia warunki stosowania limitu oraz jak będzie obsługiwać faktury po zakończeniu okresu przejściowego.
Limit 10 000 zł wymaga bieżącej kontroli sprzedaży
Do 31 grudnia 2026 r. określeni podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF, jeśli łączna miesięczna wartość sprzedaży brutto dokumentowanej fakturami objętymi tym rozwiązaniem nie przekracza 10 000 zł. Jest to ułatwienie ograniczone konkretnym limitem, a nie ogólne zwolnienie z korzystania z systemu.
Istotny jest moment, w którym sprzedaż przekroczy wskazaną kwotę. Jeżeli stanie się to w trakcie miesiąca, obowiązek wystawiania faktur w KSeF powstaje od dokumentu, który powoduje przekroczenie limitu. Nie można więc założyć, że wszystkie faktury z danego miesiąca można wystawiać poza systemem tylko dlatego, że na początku okresu firma mieściła się w limicie.
W praktyce przedsiębiorca powinien kontrolować wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami na bieżąco. Pozwala to ustalić, kiedy kończy się możliwość korzystania z przejściowego rozwiązania i od którego dokumentu należy zastosować KSeF.
Faktury zakupowe też wymagają uwagi
Obowiązek wystawiania faktur i obowiązek ich odbierania to dwie odrębne kwestie. Od 1 lutego 2026 r. odbieranie faktur za pośrednictwem KSeF jest obowiązkowe w podstawowym zakresie systemu, również dla małych przedsiębiorców, którzy własne faktury zaczęli wystawiać później.
Firma korzystająca z limitu 10 000 zł nie jest więc zwolniona z uwzględniania faktur zakupowych dostępnych w KSeF. Przy organizacji księgowości trzeba rozdzielić zasady dotyczące sprzedaży od sposobu pozyskiwania dokumentów od kontrahentów.
Nie oznacza to jednak, że wszystkie dokumenty związane z zakupami będą dostępne w systemie. KSeF nie służy do raportowania zakupów od zagranicznych dostawców. Faktury otrzymane od takich kontrahentów nadal mogą wymagać osobnego przekazania do księgowości.
Jakie dokumenty pozostają poza KSeF?
Krajowy System e-Faktur nie obejmuje wszystkich dokumentów wykorzystywanych podczas prowadzenia firmy. Poza systemem pozostają między innymi faktury pro forma, faktury wewnętrzne, dowody wewnętrzne oraz noty uznaniowe i obciążeniowe.
Osobną kategorię stanowią faktury dla konsumentów, czyli B2C. Ich wystawianie w KSeF jest dobrowolne, a nie obowiązkowe. Pro forma również nie trafia do systemu, ponieważ nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT.
Warto pamiętać o tych różnicach podczas porządkowania dokumentacji. Nie każdy dokument sprzedażowy lub księgowy podlega takim samym zasadom, a sam KSeF nie zastępuje wszystkich materiałów potrzebnych do rozliczeń.
JDG, spółka i zwolnienie z VAT – czy forma działalności zmienia zasady?
Obowiązek korzystania z KSeF nie jest uzależniony wyłącznie od tego, czy przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, czy działa w formie spółki. System obejmuje obie grupy, jeśli wystawiane przez nie faktury podlegają obowiązkowi i nie zachodzi ustawowe wyłączenie.
Podobnie należy podejść do zwolnienia z VAT. Sam status podatnika zwolnionego nie oznacza automatycznie, że KSeF go nie dotyczy. Co do zasady obowiązek obejmuje również takich podatników, jeżeli wystawiają faktury podlegające systemowi. Znaczenie ma zatem rodzaj dokumentu oraz właściwy termin objęcia obowiązkiem.
Dostęp dla księgowości bez przekazywania prywatnego hasła
Jeżeli faktury mają być obsługiwane przez biuro rachunkowe, trzeba odpowiednio przygotować dostęp do KSeF. System pozwala nadawać uprawnienia osobom fizycznym i podmiotom, a ich zakres można dopasować do rzeczywiście wykonywanych zadań.
Przedsiębiorca nie musi przekazywać biuru swojego prywatnego hasła do logowania. Należy ustalić właściwy sposób nadania uprawnień, a w przypadkach przewidzianych dla tej procedury można wykorzystać zawiadomienie ZAW-FA.
Takie ustalenia warto poczynić przed rozpoczęciem regularnej obsługi faktur. Dzięki temu wiadomo, kto odpowiada za poszczególne czynności i w jaki sposób biuro uzyskuje dostęp do dokumentów.
KSeF a pozostałe dokumenty firmowe
Choć system odgrywa ważną rolę w obiegu faktur, nie przejmuje całej dokumentacji księgowej. Do rozliczeń nadal potrzebne mogą być wyciągi bankowe, umowy, dokumenty dotyczące środków trwałych, dokumentacja zagraniczna oraz inne dowody księgowe, których nie ma w KSeF.
O czym pamiętać przed końcem 2026 roku?
Przygotowanie do kolejnego etapu zmian warto rozpocząć od sprawdzenia terminu objęcia firmy obowiązkiem wystawiania faktur. Następnie należy ustalić, czy przedsiębiorca może korzystać z limitu 10 000 zł, kontrolować jego wykorzystanie i przygotować sposób odbierania dokumentów z KSeF.
Trzeba również zweryfikować uprawnienia osób obsługujących system oraz uporządkować przekazywanie dokumentów, które nie trafiają do KSeF. Ma to znaczenie zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla biura rachunkowego odpowiedzialnego za bieżące rozliczenia.
Od 1 stycznia 2027 r. przejściowe ułatwienie dla najmniejszych podmiotów przestanie obowiązywać. Warto więc wcześniej przygotować proces fakturowania, aby zmiana terminu nie wymagała organizowania całej obsługi dokumentów na ostatnią chwilę.
| Obszar | Najważniejsze informacje |
|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | Obowiązek wystawiania faktur objął podatników, których sprzedaż z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Rozpoczął się również obowiązek odbierania faktur przez KSeF w jego podstawowym zakresie. |
| 1 kwietnia 2026 r. | Obowiązek wystawiania faktur objął pozostałych podatników, z wyjątkiem korzystających z limitu przejściowego. |
| Limit 10 000 zł | Do 31 grudnia 2026 r. określeni podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF, jeśli miesięczna wartość brutto sprzedaży objętej tym ułatwieniem nie przekracza limitu. |
| Przekroczenie limitu | Obowiązek korzystania z KSeF rozpoczyna się od faktury, która powoduje przekroczenie 10 000 zł. |
| 1 stycznia 2027 r. | Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie również podmioty korzystające z przejściowego limitu. |
| JDG i spółki | Obowiązek może dotyczyć obu form działalności, jeśli faktury podlegają systemowi i nie zachodzi wyłączenie. |
| Zwolnienie z VAT | Samo zwolnienie z VAT nie oznacza automatycznego wyłączenia z KSeF. |
| Dokumenty poza KSeF | Między innymi pro forma, faktury i dowody wewnętrzne, noty uznaniowe i obciążeniowe oraz faktury od zagranicznych dostawców. |
| Faktury B2C | Wystawianie faktur dla konsumentów w KSeF jest dobrowolne. |
| Biuro rachunkowe | Można nadać odpowiednie uprawnienia osobom lub podmiotom. Nie należy udostępniać prywatnego hasła do logowania. |
| Pozostała dokumentacja | Wyciągi bankowe, umowy, dokumenty środków trwałych i inne dowody księgowe nadal mogą wymagać osobnego przekazania do księgowości. |
Jeżeli szukasz biura rachunkowego online, które zapewnia profesjonalną obsługę, bezpośredni kontakt z księgową i wygodne przekazywanie dokumentów, zapraszamy do współpracy.
Skontaktuj się z nami, a przygotujemy indywidualną ofertę obsługi księgowej dla Twojej firmy.
ZADZWOŃ: +48 884 038 889
NAPISZ: BIURO@TOPNOR.PL