Rozpoczęcie działalności przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością wiąże się z koniecznością przygotowania dokumentacji do prowadzenia księgowości. Obejmuje ona zarówno informacje rejestrowe i dokumenty dotyczące kapitału zakładowego, jak i dowody operacji finansowych oraz majątkowych. Warto zgromadzić je już na początku, ponieważ obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych nie zaczyna się dopiero w chwili wystawienia pierwszej faktury sprzedaży.
Ustawa o rachunkowości obejmuje spółki handlowe, w tym spółki kapitałowe również w organizacji. Dlatego przy ustalaniu zakresu dokumentacji należy uwzględnić także zdarzenia, które wystąpiły przed rozpoczęciem sprzedaży.
Otwarcie ksiąg rachunkowych – od kiedy liczy się termin?
Zgodnie z art. 12 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności, czyli dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki majątkowe lub finansowe. Na wykonanie tej czynności przewidziano 15 dni od dnia wystąpienia takiego zdarzenia.
Pierwszą operacją nie musi być sprzedaż. Znaczenie mogą mieć również inne zdarzenia dotyczące sytuacji finansowej lub majątkowej spółki. Z tego względu dokumenty z okresu poprzedzającego wystawienie pierwszej faktury sprzedażowej również należy uwzględnić przy przygotowywaniu księgowości.
Dane rejestrowe i dokumenty dotyczące spółki
Na początku współpracy księgowa powinna otrzymać informacje pozwalające ustalić dane spółki, jej stan prawny oraz sposób reprezentacji. Podstawowe znaczenie ma umowa spółki albo akt założycielski, a także aktualny odpis lub dane z Krajowego Rejestru Sądowego. Potrzebne są również dokumenty dotyczące objęcia i wniesienia kapitału zakładowego.
Jeżeli przed rozpoczęciem obsługi księgowej wprowadzono zmiany do umowy spółki, należy przekazać także dokumentację związaną z tymi zmianami. Dzięki temu informacje wykorzystywane przy prowadzeniu ksiąg będą uwzględniały stan spółki na właściwy moment.
Pierwsze transakcje i dokumentacja finansowa
Kompletowanie dokumentów księgowych powinno obejmować wszystkie zdarzenia dotyczące spółki, które wystąpiły w okresie objętym księgami. Zakres dokumentacji zależy od faktycznie przeprowadzonych operacji. Mogą to być faktury zakupowe i inne dowody nabycia, faktury sprzedaży, jeśli działalność handlowa już się rozpoczęła, a także umowy najmu, leasingu, pożyczki czy kredytu.
Księgowość powinna otrzymać również dokumenty dotyczące zakupu składników majątku. Jeżeli wystąpiły operacje między wspólnikami a spółką, należy uwzględnić także dowody tych rozliczeń. Istotne jest, aby przekazane materiały obejmowały zdarzenia od początku okresu, który podlega ujęciu w księgach, a nie wyłącznie dokumenty wystawione po rozpoczęciu sprzedaży.
Rachunek bankowy i historia operacji finansowych
W przypadku korzystania z rachunku bankowego należy przekazać księgowej informacje o rachunkach używanych przez spółkę oraz dokumentację operacji z okresu objętego księgami. Dane te pozwalają powiązać płatności z odpowiednimi dokumentami i uwzględnić przebieg operacji finansowych.
Informacje o rachunkach bankowych należą również do danych uzupełniających zgłaszanych przez podmioty wpisane do KRS. Z tego względu warto uwzględnić je zarówno podczas przygotowywania dokumentacji księgowej, jak i przy sprawdzaniu obowiązków rejestracyjnych.
NIP-8 – zgłoszenie danych uzupełniających spółki
Dane przekazywane automatycznie z KRS nie obejmują wszystkich informacji wymaganych w ewidencji podatników i płatników. Dane uzupełniające należy zgłosić oddzielnie, korzystając z formularza NIP-8.
Zgłoszenie obejmuje między innymi skróconą nazwę spółki, rachunki bankowe, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową, adres miejsca jej przechowywania oraz dane kontaktowe.
Podmiot wpisany do KRS ma 21 dni od dnia dokonania wpisu na zgłoszenie danych uzupełniających. Aktualny formularz NIP-8 jest dostępny w serwisie podatki.gov.pl. Jeżeli później zmienią się dane objęte zgłoszeniem, art. 9 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników przewiduje co do zasady 7 dni od dnia zmiany danych na dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego.
Beneficjent rzeczywisty w CRBR – termin zgłoszenia
Spółka z o.o. należy do podmiotów zobowiązanych do przekazywania informacji o beneficjencie rzeczywistym do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.
Zgodnie z art. 60 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu termin na dokonanie zgłoszenia wynosi 14 dni od dnia wpisu podmiotu do KRS. Przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy.
Zgłoszenia dokonuje osoba ustawowo uprawniona do reprezentacji podmiotu. Obowiązek związany z CRBR jest odrębny od prowadzenia ksiąg rachunkowych, dlatego należy uwzględnić go podczas organizowania formalności po rejestracji spółki.
e-Doręczenia po rejestracji spółki
Podmioty niepubliczne rejestrowane w KRS od 1 stycznia 2025 r. są objęte obowiązkiem e-Doręczeń w związku z rejestracją. W organizacji spółki należy zatem uwzględnić adres do e-Doręczeń oraz dostęp do skrzynki.
Ten sposób prowadzenia korespondencji stanowi odrębny element organizacyjny. Nie zastępuje kanału przekazywania faktur, wyciągów bankowych ani pozostałych dokumentów niezbędnych do prowadzenia księgowości.
KSeF w 2026 r. – obsługa faktur w nowej spółce
Przy rozpoczynaniu działalności trzeba również ustalić sposób obsługi faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Od 1 lutego 2026 r. funkcjonuje obowiązkowe otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF w podstawowym zakresie systemu, natomiast obowiązek wystawiania faktur został wprowadzony etapowo.
Do końca 2026 r. przewidziano rozwiązanie przejściowe dla podatników, u których miesięczna sprzedaż brutto dokumentowana fakturami objętymi tym ułatwieniem nie przekracza 10 000 zł. Po przekroczeniu limitu obowiązek wystawiania faktur w KSeF powstaje od faktury, która powoduje jego przekroczenie.
Na początku współpracy warto więc ustalić, czy spółka jest objęta obowiązkiem wystawiania faktur w systemie, kto posiada uprawnienia w KSeF i kto powinien je otrzymać. Należy również uzgodnić sposób przekazywania dokumentów związanych z bieżącymi rozliczeniami.
Lista kontrolna przed rozpoczęciem księgowości
Przed przekazaniem dokumentacji warto sprawdzić, czy księgowa otrzymała wszystkie informacje dotyczące spółki oraz zdarzeń objętych księgami. Poniższa tabela zbiera najważniejsze elementy do weryfikacji.
| Obszar | Dokumenty i informacje do przekazania |
|---|---|
| Dane spółki | Umowa spółki lub akt założycielski, dane KRS i sposób reprezentacji |
| Kapitał zakładowy | Dokumenty dotyczące objęcia i wniesienia kapitału |
| Zdarzenia gospodarcze | Dokumenty dotyczące wszystkich zdarzeń od początku okresu objętego księgami |
| Transakcje i umowy | Faktury, umowy powodujące zobowiązania lub należności oraz dokumenty rozliczeń ze wspólnikami, jeśli wystąpiły |
| Majątek spółki | Dokumenty dotyczące zakupu składników majątku |
| Rachunki bankowe | Dane rachunków oraz dokumentacja operacji od początku okresu objętego księgami |
| NIP-8 | Informacja o zgłoszeniu danych uzupełniających lub konieczności jego dokonania |
| CRBR | Informacja o zgłoszeniu beneficjenta rzeczywistego i terminie obowiązku |
| e-Doręczenia | Informacja o adresie do e-Doręczeń i dostępie do skrzynki |
| VAT | Status podatnika VAT i informacje o złożonych zgłoszeniach |
| KSeF | Sposób obsługi faktur oraz informacje o przyznanych uprawnieniach |
| Organizacja współpracy | Data rozpoczęcia obsługi księgowej i sposób przekazywania dokumentów przez Comarch Betterfly |
Przygotowanie dokumentacji nowej spółki z o.o. obejmuje zarówno dokumenty związane z jej rejestracją, jak i materiały potwierdzające pierwsze zdarzenia finansowe i majątkowe. Równolegle należy zweryfikować obowiązki dotyczące NIP-8, CRBR, e-Doręczeń oraz KSeF. Uporządkowanie tych informacji ułatwia rozpoczęcie współpracy z księgową i ustalenie zasad dalszego przekazywania dokumentów.
Księgowość spółki z o.o. online – Kraków i cała Polska
Prowadzenie pełnej księgowości nie wymaga regularnych wizyt w biurze rachunkowym. Dokumenty mogą być przekazywane elektronicznie, a bieżąca komunikacja odbywać się telefonicznie, mailowo lub podczas spotkań online.
W Topnor oferujemy obsługę księgową spółek z o.o. z Krakowa oraz całej Polski. Nasze podejście opieramy na wieloletnim doświadczeniu księgowym, indywidualnej współpracy z klientem oraz praktyce zdobytej podczas prowadzenia autoryzowanego biura rachunkowego w Norwegii.
Zależy nam, aby przedsiębiorcy mieli jasność co do zakresu obsługi i mogli skupić się na prowadzeniu swojej działalności, pozostawiając bieżące obowiązki księgowe w rękach specjalistów.
Jeśli szukasz biura rachunkowego do prowadzenia pełnej księgowości spółki z o.o., skontaktuj się z Topnor. Przygotujemy ofertę uwzględniającą liczbę dokumentów, charakter działalności i rzeczywiste potrzeby Twojej firmy.
Skontaktuj się z nami. Zadbamy o księgowość Twojej firmy, abyś mógł skupić się na rozwijaniu swojego biznesu.
ZADZWOŃ: +48 884 038 889
NAPISZ: BIURO@TOPNOR.PL